🧾 Crea tus facturas automáticamente con Zapier

Con Zapier puedes conectar OnlyTax con tu tienda, tu CRM o tus formularios y crear facturas automáticamente: cada vez que ocurre algo en otra herramienta —una venta, un pago, un formulario— la factura se genera sola en OnlyTax. Esta guía te explica todo el proceso: cómo conseguir tu clave de API, cómo montar el Zap, qué significa cada campo, los tres tipos de factura y qué hacer si algo falla.

⚠️ Antes de activar tu Zap de verdad, lee la guía entera. Una factura Confirmed se numera, se declara y no se puede editar ni borrar.

Imagina que cada vez que haces una venta, la factura aparece sola en OnlyTax sin que la metas a mano. Eso es lo que consigues conectando tus aplicaciones con OnlyTax a través de Zapier.

Lo montas una vez y, a partir de ahí, funciona solo.

Zapier (zapier.com) es una página web que conecta aplicaciones entre sí. No se instala nada y no se programa.

Un Zap es una automatización tuya con dos piezas:

En resumen: cuando pase X → se crea la factura en OnlyTax.

⚠️ Ahora mismo la integración de OnlyTax en Zapier está en fase privada. Todavía no aparece en el catálogo de Zapier, así que no la vas a encontrar buscándola. Escríbenos por el chat de la app y te enviamos un enlace de invitación: lo abres con tu cuenta de Zapier ya creada y, a partir de ese momento, OnlyTax te aparece como cualquier otra aplicación al montar tu Zap. Cuando la integración sea pública, este paso desaparecerá.

Necesitas dos cosas:

1 · Una cuenta en Zapier. Puedes empezar con la gratuita, en zapier.com.

2 · Tu clave de API de OnlyTax. La consigues en la propia app: pulsa tu nombre, abajo a la izquierda, y entra en Integraciones. Ahí tienes el botón para copiarla.

Integraciones está disponible en los planes PRO y ELITE. Si tu plan es Essential verás la opción en el menú, pero al entrar te encontrarás un aviso de que la función no está incluida y un botón para contactar con soporte: escríbenos por el chat y lo vemos.

La clave funciona como una contraseña: con ella se pueden crear facturas en tu cuenta.

La primera vez que uses la acción de OnlyTax, Zapier te pedirá conectar tu cuenta:

Consejo: usa el disparador de prueba solo para probar. Cuando actives el Zap de verdad, hazlo con el disparador real.

Un Zap envía un único valor a cada campo. Así que si unas ventas llevan 21 % de IVA y otras 0 %, o unas llevan retención y otras no, con un solo camino no se puede resolver: tienes que separar los casos.

Esto vale para cualquier campo que se elige de una lista: VAT (%), IRPF (%), Invoice Type… Si el valor cambia según la venta, hazle su propio camino.

En Zapier los campos aparecen en inglés. Aquí tienes qué es cada uno.

Un aviso sobre el orden: en Zapier los campos no salen agrupados como aquí abajo. Los datos de la línea (Description, Quantity, Unit Price, Discount, VAT, IRPF) aparecen en medio de la lista, con campos de la factura antes y después. Aquí los agrupamos por temas para que se entiendan mejor.

Invoice Type — el tipo de factura. Valores: Draft (borrador), que queda como borrador, sin numerar, y puedes editarla o borrarla; Confirmed, la factura de verdad, que se numera, se envía a Verifactu y ya no se puede modificar ni eliminar; y External, para registrar una factura que emitiste fuera de OnlyTax. Lee el punto 8 antes de elegir.

Invoice Date — la fecha de la factura. Si lo dejas vacío, se usa la de hoy. No puede ser futura ni de un trimestre que ya hayas presentado.

Activity Code (obligatorio) — tu actividad, el epígrafe con el que facturas. Ojo: no es la actividad de tu cliente. Tiene que ser una de las que tengas dadas de alta. Encuentras el código pulsando tu nombre, abajo a la izquierda → Perfil Fiscal → Actividades Profesionales: aparece junto a cada una de tus actividades.

Billing Series (obligatorio en Draft y Confirmed) — tu serie de numeración. Se pone el prefijo, por ejemplo F. La serie decide algo más que el número: define si la factura es normal o simplificada, y eso cambia qué datos del cliente hacen falta. Consultas tus series, y de qué tipo es cada una, pulsando tu nombre, abajo a la izquierda → Series de facturación. En facturas External déjalo vacío: no se numeran y no llevan serie.

Currency — la moneda de los importes. Valores: Euro (EUR) o US Dollar (USD). Por defecto, euros. Lee el punto 8 antes de facturar en dólares.

Is a Good — si vendes un producto, márcalo; si es un servicio, sin marcar. No lo dejes en blanco, aunque el campo no te lo exija: es obligatorio cuando la factura va sin IVA a un cliente de fuera de España o de Canarias, Ceuta o Melilla, y en el resto de casos no estorba. Si lo tienes siempre resuelto, no te saltará el error el día que toque.

Client Type — Business / Self-employed si facturas a una empresa o a un autónomo, Individual si facturas a un particular. Igual que el anterior: rellénalo siempre. Es obligatorio cuando la factura va sin IVA a un cliente de fuera de España.

VAT-Exempt Operation — márcalo solo si tu actividad permite emitir facturas exentas de IVA. Si no es tu caso, déjalo sin marcar: si lo marcas y tu actividad no está configurada como exenta, la factura se rechaza. Lee justo debajo la diferencia entre una factura exenta y una factura sin IVA.

Bank Account — la cuenta bancaria que aparecerá en la factura. Opcional.

Comments — notas o comentarios que quieras que salgan en la factura. Opcional.

External Invoice Reference — el número original de la factura. Solo para facturas externas, y ahí es obligatorio.

External Invoice Type — valores: Normal o Simplified. Solo cuenta en las facturas External, y ahí es obligatorio. Si lo rellenas en una factura Draft o Confirmed, se ignora: en esas manda el tipo de tu serie de facturación.

⚠️ Cuidado con VAT-Exempt Operation: una factura exenta no es lo mismo que una factura sin IVA.

Exenta es la que no lleva IVA porque la actividad está exenta (formación, sanidad y otros casos del artículo 20 de la Ley del IVA). Solo puedes emitirlas si alguna de tus actividades lo permite: lo ves en Perfil Fiscal → Actividades Profesionales, donde esas actividades salen marcadas como Exenta. Ese es el único caso en el que hay que marcar esta casilla.

Sin IVA por reglas de localización es otra cosa: facturas a un cliente de otro país de la UE, exportas fuera de la UE, o el IVA lo declara tu cliente. Esas facturas llevan 0 % en VAT (%), pero NO son exentas: deja VAT-Exempt Operation sin marcar y OnlyTax calculará solo el tipo de operación correcto a partir del país y del tipo de cliente — para eso necesita que le envíes Client Type e Is a Good.

Si tu actividad no permite facturas exentas, no toques este campo nunca. Marcarlo por error hace que la factura se rechace.

📌 Dos tipos de serie, y cambian lo que tienes que enviar

Cada una de tus series es normal o simplificada. Lo define el tipo de la serie, no su nombre, y lo consultas pulsando tu nombre, abajo a la izquierda → Series de facturación.

Esto no tiene nada que ver con el campo External Invoice Type (Normal / Simplified), que solo cuenta en las facturas External.

OnlyTax reconoce al cliente por su NIF. Si no lo tiene, por su Client External ID. El orden es este:

Por eso conviene enviar los datos completos y bien escritos la primera vez: son los que quedarán guardados en tu lista de clientes.

Client Tax ID — el NIF, NIE o CIF del cliente, sin espacios, guiones ni símbolos. Por ejemplo: 12345678Z. Obligatorio si el cliente es de España. Un cliente de otro país puede no tenerlo: en ese caso, rellena el campo siguiente.

Client External ID — el identificador que ese cliente tiene en tu sistema: su id de cliente en la tienda, en el CRM, en el formulario… Sirve para reconocer a los clientes que no tienen NIF y no duplicarlos. Es opcional, pero si facturas a clientes sin NIF es el campo más importante de esta lista: lee el aviso de debajo.

Client Business Name (obligatorio en series normales) — nombre completo o razón social. No uses nombres comerciales ni apodos.

Client Country Code (obligatorio en series normales) — el código del país en dos letras: ES para España, FR para Francia, DE para Alemania… Utiliza el listado ISO 3166-1 alpha 2: lo tienes adjunto al final de este artículo.

Client Commercial Name — el nombre comercial, si lo tiene. Opcional.

Client Address — la dirección: calle, número, piso, puerta. Opcional en general, pero obligatoria si el cliente es nuevo y la factura es Confirmed con una serie normal.

Client Postal Code — el código postal. La provincia se calcula sola a partir de él, no tienes que indicarla en ningún sitio. Opcional en general, obligatorio en el mismo caso que la dirección.

Client Town — la población. Opcional en general, obligatoria en el mismo caso que la dirección.

⚠️ Clientes sin NIF: rellena Client External ID

Un cliente de fuera de España no está obligado a tener NIF, ni en la app ni aquí. Pero el NIF es lo que permite reconocerlo: sin NIF y sin Client External ID, tu Zap crea un cliente nuevo cada vez que salta. En un mes tienes veinte veces el mismo cliente, tu lista de clientes deja de servirte y los totales por cliente salen mal — con el riesgo de que se te descuadre el modelo 347, que se declara cliente por cliente.

La solución es mapear en Client External ID el identificador que ese cliente ya tiene en la plataforma de la que viene la venta: id de cliente, de contacto, de comprador. Casi todas lo ofrecen.

Tiene que ser el identificador de cada cliente, nunca un valor fijo. Si pones el mismo Client External ID en todas las facturas, OnlyTax entenderá que todas son del mismo cliente y fusionará en uno solo a todos los que no tengan NIF. Eso es peor que tener duplicados y cuesta más deshacerlo.

En una línea: NIF si lo hay · Client External ID si no lo hay · nunca un valor fijo · nunca los dos en blanco.

Una entrada por cada cosa que factures.

Description (obligatorio) — qué es lo que facturas.

Quantity (obligatorio) — el número de unidades.

Unit Price (obligatorio) — el precio por unidad, sin impuestos. Los decimales van con punto: 2.50, no 2,50.

VAT (%) (obligatorio) — es un desplegable, no tienes que escribir nada. Valores: 21% (General), 10% (Reducido), 4% (Superreducido) y 0% (No aplica). El 0 % no se admite en cualquier factura: lee el aviso de debajo.

Discount (%) — el descuento de esa línea, en porcentaje (de 0 a 100). No admite importes. Déjalo vacío si no hay descuento.

IRPF (%) — también es un desplegable. Valores: 0% (Sin retención), 7% (retención de emprendedores), 15% (profesionales) y 24% (derechos de imagen). Déjalo vacío si tu factura no lleva retención.

⚠️ No se pueden mezclar, en la misma factura, líneas con IVA y líneas sin IVA. O todas llevan IVA, o ninguna.

⚠️ El 0% (No aplica) solo se admite en tres casos

Son los mismos que en la app. Puedes poner VAT (%) = 0 % si:

Si no se cumple ninguno, la factura se rechaza y Zapier te avisa. En particular: una venta a consumidor final en España, con una actividad que no es exenta, tiene que llevar su IVA (21 %, 10 % o 4 %). No se puede emitir sin IVA por el hecho de usar una serie simplificada.

Y en las facturas sin IVA, acuérdate de Is a Good y Client Type: ahí son obligatorios.

El tipo de operación fiscal lo calcula OnlyTax solo, a partir del país del cliente, del tipo de cliente y de si vendes un bien o un servicio. Si vienes de una versión anterior de esta guía y tienes un campo Customer Operation Type o Taxes Included en tu Zap, ya no existen: puedes quitarlos.

Draft (borrador) — una prueba o un borrador. No se numera y no se envía a Hacienda. Aparece en Ingresos con el distintivo Borrador, y desde ahí la apruebas cuando quieras. Puedes editarla o eliminarla libremente.

Confirmed — la factura de verdad: se numera y se envía a Verifactu. Una vez confirmada no se puede modificar ni eliminar.

External — una factura que emitiste fuera de OnlyTax y que solo quieres registrar. No se numera ni va a Hacienda, y no lleva serie: deja Billing Series vacío y rellena External Invoice Reference y External Invoice Type.

El tipo de factura y el tipo de serie son cosas distintas. Aquí eliges si la factura es borrador, confirmada o externa; que sea normal o simplificada lo decide tu serie de facturación (ver el punto 7).

⚠️ Importante: monta y prueba todo el Zap con Invoice Type = Draft.

Una factura Confirmed se numera y se declara, y a partir de ese momento no hay marcha atrás: no se puede editar ni borrar. Si te has equivocado en un dato, la única salida es emitir una factura rectificativa.

Un Zap mal configurado con Confirmed puede dejarte una serie de facturas numeradas y declaradas con datos erróneos, y limpiarlo es laborioso.

Cambia a Confirmed solo cuando hayas comprobado, con borradores de prueba, que todos los campos llegan bien.

El comportamiento cambia según el tipo de factura:

Eso significa que si pruebas en borrador con dólares y luego pasas a Confirmed, los importes que veas van a cambiar. No es un error: es la conversión a euros.

Activar la integración no te obliga a dejar de facturar a mano. Puedes seguir creando facturas desde la app con normalidad mientras el Zap crea las suyas: se mezclan sin problema en tu listado de Ingresos y cuentan igual para tus impuestos.

Pero te recomendamos usar una serie de facturación distinta para cada vía. Por ejemplo, tu serie habitual para las manuales y una serie nueva solo para las que entran por Zapier.

Las ventajas de separarlas:

Las series se crean y se consultan pulsando tu nombre, abajo a la izquierda → Series de facturación. Después solo tienes que poner el prefijo de la serie nueva en el campo Billing Series de tu Zap.

Si la factura no se crea, Zapier te muestra un aviso. Los más habituales:

Se ha creado una factura Confirmed con datos mal — no se puede editar ni borrar.

Hay que emitir una factura rectificativa o anularla desde la app. Ante la duda escríbenos por el chat y revisamos el caso contigo. Y por supuesto, desactiva el Zap hasta corregir la configuración.

"La cuenta no permite facturas externas" — solo pasa con facturas External: hay que habilitar esa opción en tu cuenta. Escríbenos por el chat.

Un aviso sobre la fecha — la fecha no puede ser futura ni de un trimestre ya presentado. Usa una fecha válida.

"Demasiadas peticiones" — has enviado muchas facturas muy seguidas. Espera un minuto y sigue.

Algo sobre el tipo de cambio del BCE — estás facturando en otra divisa y el Banco Central Europeo no responde en este momento. Espera unos minutos y reinténtalo.

Si falta algún campo obligatorio, el sistema devuelve error y no se crea nada: no hay riesgo de que quede una factura a medias.